Adapter les processus clés pour se conformer aux exigences des contrats modernes

Notre commentaire : si elle peut sembler bien loin des préoccupations technologiques du datacenter, la question de la gestion et de l’exécution des contrats est au cœur de la relation entre l’opérateur ou le fournisseur et son client. C’est pourquoi nous soumettons cette étude à votre attention.

Selon une étude Forrester Consulting commandée par Conga, 3 entreprises sur 4 doivent absolument adapter leurs processus clés pour se conformer aux exigences des contrats modernes.

En général, une entreprise crée, gère et exécute plus de 1 100 contrats chaque année, dont 78 % sont personnalisés. Pour mieux comprendre comment les entreprises gèrent le volume de leurs contrats et le rythme de leur exécution, Conga a demandé à Forrester Consulting d’évaluer les approches, les défis et les projets des organisations en matière de gestion du cycle de vie des contrats (CLM).

Voici les principales conclusions de l’étude de Forrester Consulting intitulée « Reduce Risk and Improve Your Contract Velocity with a CLM Technology Solution » (Réduisez les risques et améliorez le rythme de vos contrats grâce à une solution technologique CLM) :

• La création et l’exécution des contrats nécessitent plus d’une demi-semaine de travail : alors que les personnes interrogées estiment qu’il faut 1,2 jour pour exécuter un contrat, l’étude a révélé que les entreprises y consacrent en moyenne 2,6 jours. Pour près d’une entreprise sur cinq, le processus nécessite cinq jours ou plus.

• Les entreprises sont confrontées à des difficultés liées aux personnes, aux processus et aux stratégies : près de la moitié (47 %) des chefs d’entreprise font état d’un manque de visibilité dans les processus de création et de gestion des contrats ; près de deux sur cinq ont indiqué que leur processus actuel mobilisait trop de ressources (en temps et en employés) pour que celui-ci soit mené à bien ; et seulement 13 % ont déclaré que leur processus actuel contribuait à accélérer la négociation et la création de contrats. Le manque de visibilité quant à l’endroit où les contrats sont élaborés, à la personne qui les exécute et au moment auquel ils sont exécutés engendre non seulement des goulots d’étranglement, mais expose également les entreprises à de nouveaux risques.

• Les organisations investissent dans la technologie CLM de nouvelle génération : 60 % des répondants envisagent de mettre en œuvre des outils basés sur l’IA pour aider les utilisateurs à trouver les modèles de contrat et les clauses appropriés ; 68 % se tournent vers l’analyse sémantique IA pour identifier les problèmes rencontrés dans les contrats ; et 59 % prévoient de déployer des bots pour l’interaction vocale ou la messagerie instantanée.

• Les dirigeants n’ont pas confiance dans les contrats de leur organisation : sur une échelle de 10, allant de « pas du tout confiant » (1) à « totalement confiant » (10), les organisations se sont attribué en moyenne une note de 6, c’est-à-dire qu’elles ont confiance dans le fait que leurs contrats couvrent tous les risques, obligations et perspectives. Tous les dirigeants, qu’ils aient ou non mis en œuvre la CLM, s’attendent à ce que la technologie soit bénéfique pour leur organisation en réduisant le risque inhérent à leurs contrats.

« Les contrats sont le ciment qui unit le monde des affaires : ils définissent le rôle de chaque partie, le moment auquel elles s’acquittent de leurs tâches et le montant pour lequel elles le font », explique Ben Allen, SVP Corporate Development chez Conga. « Et pourtant, même dans le monde numérique actuel, l’étude de Forrester Consulting confirme que trop d’entreprises s’appuient encore sur des systèmes obsolètes ad hoc, manuels ou développés en interne, pour gérer les contrats de leur organisation. Conga a pour mission d’aider ses clients à assurer la transformation digitale de leurs contrats — et des processus qui les sous-tendent — pour atteindre l’excellence commerciale. »

La deuxième ressource disponible est l’évaluation de la maturité CLM de Conga (CLM Maturity Assessment). La maturité de la stratégie CLM d’une organisation détermine l’efficacité avec laquelle ses contrats sont traités, gérés et exploités. Pour aider les organisations à évaluer la maturité de leurs stratégies CLM, Conga a mis au point son évaluation de la maturité CLM, qui propose un quiz interactif en ligne dont les résultats sont obtenus en moins de deux minutes.

Pour en savoir plus, l’étude et les recommandations de Forrester concernant la gestion des contrats, cliquer ici.

Méthodologie

En décembre 2019, Forrester a mené une enquête en ligne auprès de plus de 200 personnes aux États-Unis, dans la région EMEA et en Asie-Pacifique afin d’évaluer les approches en vigueur en matière de gestion du cycle de vie des contrats. Parmi les participants à l’enquête figuraient des décideurs dans les domaines de la finance/comptabilité, des opérations, de l’IT, des achats, des ventes et du droit dans des entreprises disposant de contrats de vente, d’achat et/ou de source-à-contrat. Tous les répondants avaient déjà établi et/ou géré des contrats dans le cadre des opérations quotidiennes de leur entreprise, et tous les répondants gèrent, créent ou exécutent des contrats.